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Ciclo passivo e fatture elettroniche, cosa bisogna sapere

LaRedazione - 26 marzo 2019
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ciclo passivo e fatture elettroniche

Lungi dal rappresentare un mero obbligo da rispettare magari senza troppo entusiasmo, la fattura elettronica merita di essere considerata come un’occasione da cogliere al volo, un’opportunità di cui approfittare lungo la strada che conduce alla digitalizzazione del ciclo dell’ordine delle aziende, le cui competenze si possono evolvere proprio con questo sistema.

La normativa sulla fatturazione elettronica verso i privati, a differenza di quella verso la pubblica amministrazione, ha un impatto considerevole nei confronti del ciclo passivo, il quale – come noto – costituisce a tutti gli effetti un processo critico, specialmente a causa della sua natura frammentaria, oltre che per le molteplici relazioni in corso tra le aziende e i rispettivi fornitori. 

Come recuperare i costi e aumentare l’efficienza

D’altro canto, non bisogna dimenticare che il ciclo passivo permette anche di recuperare i costi in misura considerevole e di aumentare i livelli di efficienza raggiunti. Per poter usufruire dei vantaggi che vengono garantiti dalla fatturazione elettronica, il consiglio è quello di fare affidamento su un programma ad hoc, come per esempio il software Reviso, che ha il pregio di agevolare tutte le procedure e di renderle più semplici. Ciò è vero non solo per chi la fattura la emette, ma anche per chi la riceve (anche se in misura inferiore).

Come noto, è importante che le fatture siano realizzate in un formato che i sistemi informativi possano essere in grado di elaborare, così che non ci sia bisogno di inserire i dati a sistema a mano. Le imprese che desiderano sfruttare fino in fondo le potenzialità correlate alla fatturazione elettronica non possono far altro che rivedere il modo in cui le fasi di ricezione delle fatture vengono gestite all’interno; questo approccio di rivisitazione delle procedure, per altro, deve essere applicato anche al metodo di conservazione delle fatture e alla loro contabilizzazione. A tale scopo si rende indispensabile potenziale i sistemi informatici che vengono utilizzati, ma anche garantire ai lavoratori una formazione ad hoc che sia concepita per il presidio corretto dei processi del ciclo passivo.

I canali di ingresso delle fatture elettroniche

In altri termini, occorre prima di tutto preoccuparsi di presidiare i vari canali di entrata delle fatture elettroniche, in modo tale che esse possano essere ricevute in modo tempestivo. La fattura elettronica che proviene dai fornitori è in formato XML e giunge attraverso il canale che è stato scelto da chi la emette, dal provider o dalla software house. Il canale FTP, il modello web service e la posta elettronica certificata sono i canali che sono stati previsti a questo scopo dall’Agenzia delle Entrate.

Quali sono i canali telematici più impegnativi

I canali telematici FTP e web service rappresentano soluzioni piuttosto impegnative, non solo perché devono essere abilitati in anticipo dal Sistema di Interscambio, ma anche perché richiedono un certo livello di informatizzazione a carico del soggetto che emette e trasmette le fatture.

Tali canali sono rivolti soprattutto a coloro che sono destinati a ricevere una grande quantità di file di fatture. Una volta che la procedura di accredito al Sistema di Interscambio si conclude, viene fornito il codice a sette caratteri che andrà indicato in tutte le fatture e dovrà essere comunicato ai fornitori.

La posta elettronica certificata

La posta elettronica certificata costituisce la soluzione alternativa per chi desidera essere più indipendente rispetto alle software house: c’è da tener presente, tuttavia, che in questo caso si avrà a che fare con performance inferiori, e in più ci sarà bisogno di soluzioni che permettano di gestire e di monitorare i file che arrivano nella casella di posta, così da prevenire eventuali inconvenienti tecnici.

Il consiglio è quello di controllare e di diminuire i canali di ricezione delle fatture passive, per esempio evitando quelle che non vengono emesse da fornitori esteri.

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