0 Condivisioni 450 Leggi tutti gli articoli

Archivio Ibrido: come conservare e gestire al meglio i documenti

Martina Manoni - 4 aprile 2019
4 aprile 2019
450 Leggi tutti gli articoli
archivio ibrido bucap

La conservazione dei documenti è, da sempre, una questione che riguarda tantissime realtà, sia nel settore pubblico sia nel settore privato. Una questione che, negli ultimi anni, è diventata particolarmente sensibile, dato che l’eliminazione della carta è un obiettivo ancora troppo lontano per l’era che stiamo vivendo e, per il momento, l’unica soluzione attuabile è una corretta integrazione tra digitale e cartaceo, cercando di evitare il più possibile gli sprechi e le inefficienze.

In una situazione come questa, sia enti sia aziende si trovano, di fatto, a dover fare i conti con un archivio ibrido, che richiede delle specifiche modalità di gestione.

L’archivio ibrido comprende documenti cartacei e digitali

I cosiddetti archivi ibridi, ossia quelli che comprendono documenti cartacei e digitali, data la natura profondamente diversa (digitale e cartacea, appunto) dei documenti conservati, sono complessi da gestire e necessitano di personale qualificato. Ci sono inoltre due aspetti fondamentali da considerare quando si parla di conservazione documentale: la dematerializzazione e la digitalizzazione.

La dematerializzazione è il processo che porta alla creazione di un documento digitale partendo da uno cartaceo: ne sono un chiaro esempio i documenti cartacei acquisiti su pc tramite scanner e apparecchi simili, che li trasformano in file digitali.

La digitalizzazione è il processo di creazione, conservazione e gestione di tutti quei documenti che “nascono digitali”. L’esempio più classico è un documento creato con appositi software al quale viene apposta una firma digitale  (firma digitale che non è l’acquisizione su pc della firma autografa, ma è una firma che nasce già in formato digitale e resta tale).

Tutti questi procedimenti possono essere gestiti all’interno di un archivio ibrido, basta utilizzare i giusti strumenti e implementare le più efficaci procedure di archiviazione.

Quali sono i vantaggi della corretta gestione dell’archivio ibrido?

La corretta gestione dei documenti è un fattore molto importante per qualsiasi realtà. Avere la possibilità di conservare e organizzare al meglio i propri documenti aumenta nettamente l’efficienza generale dell’ente o dell’azienda.

I vantaggi del servizio offerto da Bucap per la gestione di un archivio ibrido sono molteplici e tra questi vi è proprio la facilità con cui è possibile reperire le informazioni necessarie. Inoltre, avvalendosi della consulenza specializzata di Bucap, è possibile conservare i documenti facendo sì che questi restino inalterati nel tempo.

Gli archivi documentalipossono essere di 3 tipologie:

  • Correnti: contengono documenti utilizzati per le questioni correnti;
  • Deposito: una sorta di “magazzino documentale”, utilizzato per i documenti da conservare che non sono più utili per le esigenze correnti;
  • Storico: tutti quei documenti che devono essere conservati permanentemente per ragioni di studio o consultazione (è il caso, ad esempio, degli atti pubblici).

Le soluzioni per la gestione documentale

Il servizio di gestione e archiviazione documentale offerto da Bucap permette di ottenere una corretta organizzazione dei documenti, ottimizzando i costi e migliorando l’efficienza generale. I documenti possono essere consultati in modo facile e veloce, con una conseguente soddisfazione dei clienti e un miglioramento nell’utilizzo delle energie e delle risorse.

Efficienza nell’organizzazione e gestione documentale significa minor tempo impiegato per le attività di ricerca documentale e più tempo da dedicare alle attività davvero importanti per l’azienda.

L’organizzazione dei documenti oggi è molto complessa e necessita di personale qualificato esperto nella gestione degli archivi. Le fasi di archiviazione devono essere supportate da un professionista che sia in grado di gestirne la complessità, per evitare problematiche future.

Loading...

Vi consigliamo anche